Лайфхаки. Как организовать переезд офиса

Совет № 1: Не распыляйте финансы и усилия – воспользуйтесь помощью профессионалов.

Когда компания активно растет, масштабируется или текущий договор аренды на прежнем месте заканчивается, назревает необходимость переезда в новый офис. При этом нередко эту задачу, связанную со множеством подводных камней и нюансов, требующую специальных навыков и знания рынка недвижимости, поручают решить своему сотруднику.

Первым делом далекий от сферы человек просматривает предложения на Авито, ЦИАН и других сайтах, которые появляются в выдаче. Поиск по таким объявлениям не даст релевантных результатов, в лучшем случае, а в худшем - можно нарваться на мошенников.

Выход – сразу обратиться к профессиональным консультантам по недвижимости, и с их помощью составить техзадание. Это бесплатно. На рынке коммерческой недвижимости - комиссию консультанту платит собственник объекта недвижимости. Используя свои ресурсы и опыт, они подберут варианты по нужным критериям, договорятся с владельцами и покажут сразу несколько помещений с максимально подходящей локацией, инфраструктурой и планировкой; помогут рассчитать минимальную площадь, исходя из санитарных норм на одного сотрудника и требуемого количества парковочных мест.



Совет № 2: Заранее обсуждайте с арендодателем свои планы.

До заключения договора нужно узнать у собственника здания, разрешит ли он регистрацию юридического адреса, согласен ли на перепланировку или капитальный ремонт, кто зарегистрирует Договор в Росреестре, является ли Ваш договор нерасторжимым на протяжении всего срока аренды и т. д. Все нюансы необходимо продумать и зафиксировать документально, чтобы не возникло проблем уже после переезда в новый офис.

Совет № 3: Внесите в договор пункт о компенсации за ремонт.

Согласно Гражданскому кодексу, компания может вернуть часть средств за проведенные в офисе ремонтные работы. 90% арендаторов не знают об этом и благоустраивают помещение за свой счет.

Вложив в ремонт, допустим, 70 млн, порядка 50 млн можно получить обратно, если заранее решить этот вопрос с арендодателем и внести пункт о компенсации в договор со ссылками на определенные законы. Средствами, потраченными на ремонт, можно уменьшать арендные платежи по согласованию сторон.

Совет № 4: При выполнении ремонта надежнее воспользоваться услугами fit-out бюро.

Самостоятельно найти строителей, архитекторов, мебельщиков, обладающих опытом и высокой квалификацией, а затем и объединить их для решения общей задачи – это большой и трудоемкий процесс.

Если привлечь профессиональное fit-out бюро, оно выполнит ремонт "под ключ" и будет нести ответственность за результаты. Специалисты разработают проект перепланировки, дизайн, проведут все инженерные сети и доведут до конца в срок ремонтно-строительные работы. А потом осуществят меблировку красивой и эргономичной мебелью.

Совет № 5: Избежать неразберихи при переезде поможет простая сортировка.

Каждому сотруднику нужно выдать коробку для упаковки вещей с его именем, а когда станет известен день переезда – уведомить всех, к какому сроку они должны упаковать свои канцтовары, документы и т. д.

Специализированная организация по доставке может расставить их в новом офисе – в соответствии с планом размещения структурных подразделений и местами сотрудников.

Совет № 6: Начните переезд ещё в пятницу, чтобы сэкономить рабочее время.

Бизнес-центры, сдающие помещения под офисы, обычно разрешают завозить крупногабаритные вещи в выходные дни и ночью, чтобы не мешать другим арендаторам. Лучше доставить мебель и коробки из старого офиса в пятницу. Тогда впереди будут выходные, которых хватит, чтобы распаковать и собрать технику, столы и стулья, подключить оргтехнику.

Сотрудникам останется в понедельник лишь извлечь содержимое своих именных коробок, складированных рядом с определенными столами, и приступить к работе.

Если начать переезд в рабочие дни, то будет потрачено впустую много времени, так как проверять подключения слаботочных систем в бизнес-центрах придется ночью.

Крупной компании лучше выбрать период долгих выходных (например, когда вслед за ними следуют праздники или наоборот), потому что субботы и воскресенья может банально не хватить.

Совет № 7: Назначайте как минимум двух координаторов.

Одному человеку сложно проконтролировать ход переезда. Упаковку и перевозку вещей, расстановку их в новом офисе, разъяснительную работу с сотрудниками следует поручить менеджеру, который может выяснить и учесть пожелания руководителей департаментов, топ- и мидл-менеджмента.

Координировать действия субподрядчиков стоит доверить административному или HR-директору. Он должен в контакте с IT-департаментом нести ответственность за подключения сетей и другие моменты.

Совет № 8: Сделайте чат-бот для всех сотрудников компании на время переезда и обустройства в новом помещении.

Это сэкономит много времени, так как в процессе возникает много однотипных повторяющихся вопросов: где находится склад, почему не работает телефония,почему не подключен интернет. . По опыту, на “обживание” незнакомой территории нужно около двух недель, а чат-бот поможет этому процессу пройти менее травматично и более организованно, позволив быстрее вернуться к непосредственным рабочим задачам.