• Россия
    • Ростовская область
    • Краснодарский край и Республика Адыгея
    • Юг России
    • Статьи
    • Детали
    • Мнения
    • Культура
    • Туризм
    • Афиша
    • Health and Life
    • О «Бизнес-газете»
    • Реклама

Лайфхаки. Как организовать переезд офиса

 СТАТЬИ  | 19 ноябрь, 14:14
Поделиться в соцсетях:
«БГ» открывает цикл материалов о том, как сменить дислокацию компании с наименьшими потерями. В первом сюжете мы привели 8 обоснованных советов по организации переезда в новый офис от управляющего директора Manufaqtury Андрея Кулагина.
Совет № 1: Не распыляйте финансы и усилия – воспользуйтесь помощью профессионалов.

Когда компания активно растет, масштабируется или текущий договор аренды на прежнем месте заканчивается, назревает необходимость переезда в новый офис. При этом нередко эту задачу, связанную со множеством подводных камней и нюансов, требующую специальных навыков и знания рынка недвижимости, поручают решить своему сотруднику.

Первым делом далекий от сферы человек просматривает предложения на Авито, ЦИАН и других сайтах, которые появляются в выдаче. Поиск по таким объявлениям не даст релевантных результатов, в лучшем случае, а в худшем - можно нарваться на мошенников.

Выход – сразу обратиться к профессиональным консультантам по недвижимости, и с их помощью составить техзадание. Это бесплатно. На рынке коммерческой недвижимости - комиссию консультанту платит собственник объекта недвижимости. Используя свои ресурсы и опыт, они подберут варианты по нужным критериям, договорятся с владельцами и покажут сразу несколько помещений с максимально подходящей локацией, инфраструктурой и планировкой; помогут рассчитать минимальную площадь, исходя из санитарных норм на одного сотрудника и требуемого количества парковочных мест.

Manufaqtury занимается созданием офисов для среднего бизнеса и корпораций с сервисом коворкинга в формате built-to-suit.


Совет № 2: Заранее обсуждайте с арендодателем свои планы.

До заключения договора нужно узнать у собственника здания, разрешит ли он регистрацию юридического адреса, согласен ли на перепланировку или капитальный ремонт, кто зарегистрирует Договор в Росреестре, является ли Ваш договор нерасторжимым на протяжении всего срока аренды и т. д. Все нюансы необходимо продумать и зафиксировать документально, чтобы не возникло проблем уже после переезда в новый офис.

Совет № 3: Внесите в договор пункт о компенсации за ремонт.

Согласно Гражданскому кодексу, компания может вернуть часть средств за проведенные в офисе ремонтные работы. 90% арендаторов не знают об этом и благоустраивают помещение за свой счет.

Вложив в ремонт, допустим, 70 млн, порядка 50 млн можно получить обратно, если заранее решить этот вопрос с арендодателем и внести пункт о компенсации в договор со ссылками на определенные законы. Средствами, потраченными на ремонт, можно уменьшать арендные платежи по согласованию сторон.

Совет № 4: При выполнении ремонта надежнее воспользоваться услугами fit-out бюро.

Самостоятельно найти строителей, архитекторов, мебельщиков, обладающих опытом и высокой квалификацией, а затем и объединить их для решения общей задачи – это большой и трудоемкий процесс.

Если привлечь профессиональное fit-out бюро, оно выполнит ремонт "под ключ" и будет нести ответственность за результаты. Специалисты разработают проект перепланировки, дизайн, проведут все инженерные сети и доведут до конца в срок ремонтно-строительные работы. А потом осуществят меблировку красивой и эргономичной мебелью.

Совет № 5: Избежать неразберихи при переезде поможет простая сортировка.

Каждому сотруднику нужно выдать коробку для упаковки вещей с его именем, а когда станет известен день переезда – уведомить всех, к какому сроку они должны упаковать свои канцтовары, документы и т. д.

Специализированная организация по доставке может расставить их в новом офисе – в соответствии с планом размещения структурных подразделений и местами сотрудников.

Совет № 6: Начните переезд ещё в пятницу, чтобы сэкономить рабочее время.

Бизнес-центры, сдающие помещения под офисы, обычно разрешают завозить крупногабаритные вещи в выходные дни и ночью, чтобы не мешать другим арендаторам. Лучше доставить мебель и коробки из старого офиса в пятницу. Тогда впереди будут выходные, которых хватит, чтобы распаковать и собрать технику, столы и стулья, подключить оргтехнику.

Сотрудникам останется в понедельник лишь извлечь содержимое своих именных коробок, складированных рядом с определенными столами, и приступить к работе.

Если начать переезд в рабочие дни, то будет потрачено впустую много времени, так как проверять подключения слаботочных систем в бизнес-центрах придется ночью.

Крупной компании лучше выбрать период долгих выходных (например, когда вслед за ними следуют праздники или наоборот), потому что субботы и воскресенья может банально не хватить.

Совет № 7: Назначайте как минимум двух координаторов.

Одному человеку сложно проконтролировать ход переезда. Упаковку и перевозку вещей, расстановку их в новом офисе, разъяснительную работу с сотрудниками следует поручить менеджеру, который может выяснить и учесть пожелания руководителей департаментов, топ- и мидл-менеджмента.

Координировать действия субподрядчиков стоит доверить административному или HR-директору. Он должен в контакте с IT-департаментом нести ответственность за подключения сетей и другие моменты.

Совет № 8: Сделайте чат-бот для всех сотрудников компании на время переезда и обустройства в новом помещении.

Это сэкономит много времени, так как в процессе возникает много однотипных повторяющихся вопросов: где находится склад, почему не работает телефония,почему не подключен интернет. . По опыту, на “обживание” незнакомой территории нужно около двух недель, а чат-бот поможет этому процессу пройти менее травматично и более организованно, позволив быстрее вернуться к непосредственным рабочим задачам.

Фото: yandex.net

ДРУГИЕ НОВОСТИ

  • T2 усилила сеть в Ростовской области

  • На Кубани с начала года кредитование бизнеса упало на 20%

  • В Ростовской области назначили дату выбора губернатора


Читайте «Бизнес-газету» в Yandex Zen, чтобы первыми узнавать главные деловые новости Ростова-на-Дону и региона.

Поделитесь этой новостью в соцсетях:



РЕКЛАМА


СПЕЦПРОЕКТЫ


Северный Кавказ: инвестиционный ренессанс

29.05.2025 14:33
На Кавказском инвестиционном форуме вице-премьер Александр Новак раскрыл впечатляющие перспективы развития Северного Кавказа, подтвердив статус региона как нового экономического локомотива страны. Несмотря на санкционное давление, инвестиционная привлекательность кавказских республик демонстрирует устойчивый рост, опровергая пессимистичные

Анапскому турбизнесу пророчат коллапс

22.04.2025 12:28
Основная часть путешественников, которые еще не забронировали летние туры, отказываются от отдыха в Анапе из-за отсутствия открытых пляжей. По опросу, проведённому в Telegram-канале АТОР, 72% респондентов указали, что для них возможность купания в море является решающим фактором, и без этого Анапа перестала быть привлекательной для летнего
Мнения | Детали | Лайфхаки
Диджитал | Статьи

НОВОСТИ КОМПАНИЙ

Чат-бот T2 помог клиентам более 35 миллионов раз

29.05.2025 20:15

Сбер проведёт в Ростове-на-Дону «Бизнес-Фест» для предпринимателей

26.05.2025 16:54

Сбер помогает развивать ветеринарный бизнес в Ростовской области

25.04.2025 13:06

Все новости компаний


© 2012—2025, «Бизнес-газета»
Перепечатка материалов и использование их в любой форме, в том числе и в электронных СМИ, возможны только с гиперссылкой на медиа-портал «Бизнес-газета».
Сообщения и материалы информационного агентства «ТЭГ» (зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) 20.03.2020 за номером ИА № ФС 77-78180) сопровождаются пометкой «ТЭГ»

Политика конфиденциальности.