Сейчас в Инфомаксимум работают 90 человек, и мы планируем вырасти как минимум в 1,5 раза в течение следующего года. Но начиналась компания с трех человек и маленькой аудитории в стенах местного университета. За 12 лет мы переезжали в новые помещения не раз и не два.
Уроки переезда команда усвоила хорошо, и я готов поделиться несколькими из них.
Ищите подходящее помещениеХотите переехать? Прекрасно. Прежде, чем громко объявлять об этом своей команде, тщательно изучите рынок коммерческой недвижимости. Принципы «нравится — не нравится» или «хочу — не хочу» — не ваш случай. Обратите особое внимание на:
*местоположение (наличие парковочных мест, транспортная доступность, инфраструктура);
*время работы (особо ценно это для нашей IT-сферы. Разработчики — люди увлеченные, и многие предпочитают самостоятельно устанавливать свой график)
*технические параметры (электроснабжение, наличие розеток, вентиляция, высокоскоростной интернет, инженерные коммуникации, состояние стен);
*возможность расширения (если вы понимаете, что сейчас вас 10, но через полгода станет 30, то лучше заранее рассматривать офисы, где можно увеличить арендуемую площадь);
Не говорю про дизайн, поскольку он зависит от конкретного помещения. Но отмечу, что офис должен быть функциональным, комфортным и уютным, поскольку на работе человек проводит как минимум треть своей жизни.
Мы базируемся в Саранске, и выбор помещений под наши нужды был небольшим. В итоге арендовали исключительно рабочие площади бизнес-центра, делали ремонт и дизайн с нуля и «под себя». Изначально находились в трех помещениях, однако благодаря договоренности с собственниками здания смогли в дальнейшем значительно расшириться.
Разрешите организационные вопросыЧтобы в дальнейшем избавиться от лишних шума, суеты и конфликтов, есть ряд организационных вопросов, которые лучше решить на берегу. Например, создать план расстановки мебели, чтобы заранее просчитать закупку недостающих элементов и прописать рассадку коллектива.
Исторически сложилось, что мы работаем в формате open space и совместно с руководителями отделов обязательно продумываем план рассадки сотрудников, учитывая пожелания и специфику деятельности отделов.
Нужно заранее:
* согласовать график переезда совместно с администрацией здания;
* узнать про работу лифтов и возможность использования при переезде парковки;
* назначить ответственных за переезд;
* прописать план того, что должен сделать каждый сотрудник
Касательно последнего пункта — работники должны понимать, что необходимо в срок собрать все свои вещи в коробку, обязательно подписать её и ничего не забыть.
Сборы — это тоже искусствоГлавное, чего надо избежать — суеты. Выделите рабочую группу, которая будет заниматься конкретными вопросами переезда. За 2-3 недели до даты необходимо произвести инвентаризацию имущества (техника, документы, мебель, элементы декора, книги и др.). Заранее стоит подсчитать, какую мебель придется разбирать, какую, возможно, продать. Мы непосредственно столкнулись с такой ситуацией, 60% офисных столов не подходили для использования в новом офисе, поэтому заранее их фотографировали, чтобы в дальнейшем реализовать.
Очень сложно провести переезд исключительно своими силами, поэтому позаботьтесь об услугах мувинговой компании. Для получения точной цены подготовьте список всего того, что планируете перевезти. Обязательно уточните насчет сборки/разборки мебели при необходимости, перевозки бытовой техники и хрупких вещей.
Не забудьте пообщаться с собственником «старого» офиса и еще раз предупредить его о дате переезда.
Совет: за день до переезда еще раз напомните сотрудникам о предстоящем событии и отправьте им чек-листы. Не забудьте тех, кто находится в отпуске, на больничном или в командировке.
Инициативная группа, собранная из членов команды, поможет упаковать книги и документы, промаркировать их и подписать. Координатор переезда должен организовать процесс таким образом, чтобы не мешать рабочему процессу. Избегайте хаоса.
Переезд — дело тонкоеЗаранее позаботьтесь о клининге в новом офисе. Переезд в чистое убранное помещение не только более приятен, но и многое говорит о работодателе для сотрудников. На момент переезда, например, у нас еще не было навигационных табличек, поэтому мы наклеили временные бумажные указатели.
Проследите, чтобы каждая коробка была подписана, потому что фактор «ой, забыл» актуален. Лично позаботьтесь, чтобы важные документы были перенесены заранее и изолированы от участников переезда.
Расставьте по 1-2 человека из рабочей группы в новые помещения, чтобы не создавать толпу, при случае подсказывать что куда, но не мешать специалистам и контролировать процесс переноса вещей. Несколько людей должны следить за процессом из старого офиса.
Постарайтесь не затягивать переезд более, чем на два дня, назначать его лучше на выходные для максимального предотвращения простоев.
