• Россия
    • Ростовская область
    • Краснодарский край и Республика Адыгея
    • Юг России
    • Статьи
    • Детали
    • Мнения
    • Культура
    • Туризм
    • Афиша
    • Health and Life
    • О «Бизнес-газете»
    • Реклама

Лайфхаки. Четыре привила для тех, кто готовит переезд организации

 СТАТЬИ  | 24 ноябрь, 13:51
Поделиться в соцсетях:
Продолжаем цикл материалов о том, как организовать переезд компании в новый офис. Сегодня своими советами по смене дислокации бизнеса детится Александр Бочкин, генеральный директор компании «Инфомаксимум».
Сейчас в Инфомаксимум работают 90 человек, и мы планируем вырасти как минимум в 1,5 раза в течение следующего года. Но начиналась компания с трех человек и маленькой аудитории в стенах местного университета. За 12 лет мы переезжали в новые помещения не раз и не два.

Уроки переезда команда усвоила хорошо, и я готов поделиться несколькими из них.

Ищите подходящее помещение

Хотите переехать? Прекрасно. Прежде, чем громко объявлять об этом своей команде, тщательно изучите рынок коммерческой недвижимости. Принципы «нравится — не нравится» или «хочу — не хочу» — не ваш случай. Обратите особое внимание на:

*местоположение (наличие парковочных мест, транспортная доступность, инфраструктура);
*время работы (особо ценно это для нашей IT-сферы. Разработчики — люди увлеченные, и многие предпочитают самостоятельно устанавливать свой график)
*технические параметры (электроснабжение, наличие розеток, вентиляция, высокоскоростной интернет, инженерные коммуникации, состояние стен);
*возможность расширения (если вы понимаете, что сейчас вас 10, но через полгода станет 30, то лучше заранее рассматривать офисы, где можно увеличить арендуемую площадь);

Не говорю про дизайн, поскольку он зависит от конкретного помещения. Но отмечу, что офис должен быть функциональным, комфортным и уютным, поскольку на работе человек проводит как минимум треть своей жизни.


Мы базируемся в Саранске, и выбор помещений под наши нужды был небольшим. В итоге арендовали исключительно рабочие площади бизнес-центра, делали ремонт и дизайн с нуля и «под себя». Изначально находились в трех помещениях, однако благодаря договоренности с собственниками здания смогли в дальнейшем значительно расшириться.

Разрешите организационные вопросы

Чтобы в дальнейшем избавиться от лишних шума, суеты и конфликтов, есть ряд организационных вопросов, которые лучше решить на берегу. Например, создать план расстановки мебели, чтобы заранее просчитать закупку недостающих элементов и прописать рассадку коллектива.

Исторически сложилось, что мы работаем в формате open space и совместно с руководителями отделов обязательно продумываем план рассадки сотрудников, учитывая пожелания и специфику деятельности отделов.

Нужно заранее:
* согласовать график переезда совместно с администрацией здания;
* узнать про работу лифтов и возможность использования при переезде парковки;
* назначить ответственных за переезд;
* прописать план того, что должен сделать каждый сотрудник

Касательно последнего пункта — работники должны понимать, что необходимо в срок собрать все свои вещи в коробку, обязательно подписать её и ничего не забыть.


Сборы — это тоже искусство

Главное, чего надо избежать — суеты. Выделите рабочую группу, которая будет заниматься конкретными вопросами переезда. За 2-3 недели до даты необходимо произвести инвентаризацию имущества (техника, документы, мебель, элементы декора, книги и др.). Заранее стоит подсчитать, какую мебель придется разбирать, какую, возможно, продать. Мы непосредственно столкнулись с такой ситуацией, 60% офисных столов не подходили для использования в новом офисе, поэтому заранее их фотографировали, чтобы в дальнейшем реализовать.

Очень сложно провести переезд исключительно своими силами, поэтому позаботьтесь об услугах мувинговой компании. Для получения точной цены подготовьте список всего того, что планируете перевезти. Обязательно уточните насчет сборки/разборки мебели при необходимости, перевозки бытовой техники и хрупких вещей.

Не забудьте пообщаться с собственником «старого» офиса и еще раз предупредить его о дате переезда.

Совет: за день до переезда еще раз напомните сотрудникам о предстоящем событии и отправьте им чек-листы. Не забудьте тех, кто находится в отпуске, на больничном или в командировке.


Инициативная группа, собранная из членов команды, поможет упаковать книги и документы, промаркировать их и подписать. Координатор переезда должен организовать процесс таким образом, чтобы не мешать рабочему процессу. Избегайте хаоса.

Переезд — дело тонкое

Заранее позаботьтесь о клининге в новом офисе. Переезд в чистое убранное помещение не только более приятен, но и многое говорит о работодателе для сотрудников. На момент переезда, например, у нас еще не было навигационных табличек, поэтому мы наклеили временные бумажные указатели.

Проследите, чтобы каждая коробка была подписана, потому что фактор «ой, забыл» актуален. Лично позаботьтесь, чтобы важные документы были перенесены заранее и изолированы от участников переезда.

Расставьте по 1-2 человека из рабочей группы в новые помещения, чтобы не создавать толпу, при случае подсказывать что куда, но не мешать специалистам и контролировать процесс переноса вещей. Несколько людей должны следить за процессом из старого офиса.


Постарайтесь не затягивать переезд более, чем на два дня, назначать его лучше на выходные для максимального предотвращения простоев.

Фото: yandex.net

ДРУГИЕ НОВОСТИ

  • В I полугодии Ростовская область нарастила выпуск винодельческой продукции на 17%

  • Индийский предприниматель из Ростова регистрирует товарный знак «Матушка-земля»

  • «Винодельня Ведерниковъ» планирует нарастить производство автохтонных вин


Читайте «Бизнес-газету» в Yandex Zen, чтобы первыми узнавать главные деловые новости Ростова-на-Дону и региона.

Поделитесь этой новостью в соцсетях:



РЕКЛАМА


СПЕЦПРОЕКТЫ


Мнение: Как обеспечить финансовую устойчивость бизнеса в текущих условиях

10.06.2025 17:25
Председатель Совета Директоров банка «Центр-инвест», профессор, д.э.н. Василий Высоков принял участие в заседании Комитета РСПП по финансовой политике на тему «О совершенствовании регулирования банковской деятельности и обеспечении финансовой устойчивости компаний в условиях контролируемого охлаждения экономики» и высказал свое мнение об успешной

Северный Кавказ: инвестиционный ренессанс

29.05.2025 14:33
На Кавказском инвестиционном форуме вице-премьер Александр Новак раскрыл впечатляющие перспективы развития Северного Кавказа, подтвердив статус региона как нового экономического локомотива страны. Несмотря на санкционное давление, инвестиционная привлекательность кавказских республик демонстрирует устойчивый рост, опровергая пессимистичные
Мнения | Детали | Лайфхаки
Диджитал | Статьи

НОВОСТИ КОМПАНИЙ

GigaChat на ПМЭФ-2025: технологии искусственного интеллекта Сбера помогут всем гостям и участникам форума

17.06.2025 18:15

Чат-бот T2 помог клиентам более 35 миллионов раз

29.05.2025 20:15

Сбер проведёт в Ростове-на-Дону «Бизнес-Фест» для предпринимателей

26.05.2025 16:54

Все новости компаний


© 2012—2025, «Бизнес-газета»

Перепечатка материалов и использование их в любой форме, в том числе и в электронных СМИ, возможны только с гиперссылкой на медиа-портал «Бизнес-газета».
Сообщения и материалы информационного агентства «ТЭГ» (зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) 20.03.2020 за номером ИА № ФС 77-78180) сопровождаются пометкой «ТЭГ»

Политика конфиденциальности.