Новый офис: как переехать и никого не потерять

Перед последним переездом офис команды PR Partner в Москве был на Таганке, мы арендовали его 10 лет. Если сложить все деньги, что мы на него потратили, то получится порядка 60 млн. В новый собственный офис мы переехали в конце января 2019 — закрывали кредит почти 12 месяцев, заранее сделали ремонт, потом доделывали мелочи: купили дополнительную мебель, цветы, повесили проекторы, картины и пр. Сейчас (ноябрь) наш офис полностью обжит.

Советы для тех, кто планирует переезжать в новый офис

1. Делегируйте часть задач профессионалам. Есть копирайтеры, которые умеют красиво и грамотно писать, есть айтишники, которые создают программы и не боятся Malbolge, а есть профи, которые упакуют всю вашу мебель так, что шанс что-то сломать в дороге снизится процентов на 90%. И сделают это намного быстрее, чем вы бы это делали сами. Потому что они регулярно сталкиваются с такой задачей, давно открутили свои 10000 часов и знают, какие есть подводные камни ещё до того, как приступят к задаче.

2. Привлекайте к переезду сотрудников. Так получится избежать вечных вопросов, жалоб и фраз — «‎А где мой ежедневник?», «‎Там был важный листочек, а теперь его нет», «‎Пропал мой монитор!», «Кто-нибудь видел такой белый карандаш? Нет, это не тот. Мой другой, я не могу без него работать. Это же мой талисман!», «‎Куда делись открытки от моих любимых клиентов?» и пр. Если вовлечь сотрудников в процесс, то коллеги будут знать, куда и что положили. Например, у нас для каждого рабочего места была своя коробка с именем сотрудника на ней. Также мы приклеивали его и на мониторы, и на системные блоки.

3. Сразу проверяйте, все ли цело. Обычно транспортные компании дают гарантию, что довезут грузы в целости и сохранности. Но если вы подпишите бумагу о том, что претензий у вас нет и не проверите сразу в каком состоянии, доехала ваша мебель, техника и пр., то винить будет некого. И компенсации вам никто не будет должен.

4. Заложите дополнительный бюджет. Всё на 100% четко бывает только в сказке или рекламных проспектах транспортных компаний. При переезде могут наступить непредвиденные обстоятельства. Например, кресло неудачно вынесут из грузовика, стекло разобьётся от очередной кочки на дороге и пр. Нам, например, пришлось распрощаться с одним из столов и двумя мониторами — их сломали. Плюс часть вещей бесследно исчезла. Хотя мы нанимали компанию для переезда.

5. Примите, что идеально для всех не бывает. Сколько людей, столько мнений, ценностей и требований. В первые дни после переезда в офисе не было микроволновки и кофемашины, ещё около двух-трех недель не было раковины, а посуда была упакована по коробкам. Со временными трудностями не каждый готов мириться, недовольные всегда. Но не надо себя в этом винить.

6. Постарайтесь сделать лучше. Чтобы команде нравилось работать на новом месте, оно должно быть привлекательнее, удобнее и комфортнее, чем предыдущее. Об этом в идеале думать ещё до переезда: так можно выбрать локацию, проанализировать, где живут сотрудники и удобно ли им будет добираться (если у всех есть авто, то близость к метро не важна, а если большинство пешеходы, то это жизненно необходимо), смотреть насколько красиво вокруг, чтобы хотелось ходить в офис и вдохновляться по пути и пр. Например, когда наши сотрудники идут на работу, то видят купола Кремля и Храма Христа Спасителя, а ещё уточки плавают в канале. Плюс небольшими бонусами могут быть растения для уюта и чистого воздуха, кофе и чай, фрукты.

7. Используйте время по полной. Переезд иногда длится несколько дней/неделю, за это время можно отремонтировать мебель, перетянуть чехлы на креслах, заказать цветы, согласовать рассадку коллег в новом помещении, чтобы не было непонимания в день икс и пр.

8. Обязательно отметьте переезд. Как корабль назовешь, так он и поплывет; как работу в новом офисе начнешь, так она и пойдет. Праздник смягчит углы, которые возникли при переезде, зарядит позитивом атмосферу в коллективе, повысит лояльность команды.